En B2B, il n’est toujours pas facile de relancer un client pour retard de paiement. Comme il s’agit d’une situation où on souhaite récupérer son dû de la manière la plus délicate qui soit, on est obligé d’utiliser différentes subtilités pour y parvenir. Une lettre de relance, pour être convaincante et percutante, doit contenir diverses informations essentielles. Quelles sont-elles ? C’est ce que vous allez découvrir ci-après.
Relancer par courriel ou par lettre
En dépit de la mention d’un délai de paiement sur la facture ou de pénalités encourues en cas de retard, certains clients paient toujours en retard leurs factures. C’est pourquoi des entreprises de B2B conservent toujours dans leurs fichiers un modèle lettre de relance avec pénalités pour leur faciliter cette tâche quand c’est nécessaire.
Avant d’y recourir, vous pouvez déjà commencer par envoyer un courriel. Cependant, votre client risque de ne pas saisir la gravité de son retard de paiement et le prendre à la légère. Si vous optez pour la lettre de relance, il risque également de la prendre comme une démarche solennelle si son retard est simplement dû à un petit oubli. N’optez donc pas pour cette deuxième solution que lorsque vous avez déjà rappelé par téléphone, à votre client, que sa facture est arrivée à échéance.
Les informations à faire figurer dans la lettre de relance
Si vous optez pour l’envoi d’un courriel de relance, n’oubliez pas d’y indiquer le numéro de la facture concernée, son montant et la date à laquelle le paiement aurait dû être effectué. Mettez ensuite vos coordonnées à la fin de votre message. Dans le sens contraire, celles-ci doivent se trouver sur l’en-tête pour une lettre de relance.
Quoi qu’il en soit, mettez tout en haut à gauche de votre lettre, le nom de votre entreprise, son adresse et son numéro de téléphone ou autre contact. En bas, à droite, mettez aussi les coordonnées de l’entreprise cliente. Adressez la lettre à l’attention du responsable ou du dirigeant et mentionnez comme objet : retard de paiement de la facture N°… Détaillez ensuite dans son contenu la date à laquelle la facture aurait dû être réglée, ainsi que son montant. Demandez au responsable de procéder au règlement dans les plus brefs délais. Terminez par votre signature.
Des conseils pour la rédaction
Quoiqu’une telle situation vous soit préjudiciable, ne laissez pas transparaître vos sentiments dans votre lettre. Adoptez toujours un ton cordial, mais ferme, avec des formules de politesse afin de garder une relation commerciale saine avec votre client.
Comme il ne s’agit que de la 1re lettre de relance, ne parlez pas tout de suite de poursuites judiciaires. Soyez simplement direct, en faisant court. Vous pouvez aussi mettre en pièce jointe la facture concernée et dans l’objet de votre correspondance, « retard » ou « relance de facture n° : xxxx ». Si votre courriel ou lettre parle de divers sujets, précisez votre relance dans l’objet.