Changement de locaux professionnels : Pourquoi ? Comment ?

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Au cours de son existence, une entreprise peut vivre de nombreux changements, et ceux-ci ne concernent pas seulement son activité et ses ressources humaines. Ils peuvent également être relatifs au poste de dépense le plus important pour elle après les salaires : les locaux professionnels. Quelles sont les raisons qui peuvent inciter à déménager des locaux ? Comment procéder pour que ce changement puisse se dérouler au mieux ?

Nous allons tenter de répondre à ces questions tout au long de cet article entre les motivations qui poussent à un déménagement, les étapes par lesquelles passer et les solutions proposées.

Les raisons d’un changement de locaux professionnels

Durant la vie d’une entreprise, les dirigeants peuvent prendre la décision plus ou moins radicale de changer de locaux. Le monde entrepreneurial se distingue souvent par sa complexité et les raisons se trouvant à la base de cette décision ne sont souvent pas les mêmes d’une entreprise à une autre. Ci-après, nous vous présentons les plus courantes.

Être en phase avec son développement

Après plusieurs années d’activités, vous pourrez constater que vos locaux actuels ne correspondent plus à vos besoins et à vos futurs objectifs de croissance. L’espace qu’ils offrent peut, par exemple, ne plus suffire pour l’accueil de ressources humaines supplémentaires. En outre, des locaux inadaptés ne permettent pas de répondre au volume de plus en plus croissant de vos commandes. Dans ce cas donc, le déménagement est inéluctable.

Pour ce faire, vous pouvez contacter des professionnels du déménagement tels que www.youstock.fr et obtenir une prestation personnalisée, la manutention de vos mobiliers et objets, l’évacuation des déchets. Vous pourrez également obtenir des prestations de stockage si nécessaire.

Se donner l’occasion de réorganiser son travail

Quand vous changez de locaux, il vous sera plus facile de faire adopter de nouvelles habitudes et une nouvelle organisation de travail à vos employés. Votre déménagement constituera ainsi une occasion pour introduire de nouvelles méthodes de travail et pourquoi pas de faire évoluer vos salariés dans un open space, une disposition des bureaux plus favorable aux échanges et aux partages.

Changer la façon dont les autres voient l’entreprise

En décidant un déménagement, une entreprise se donne aussi une occasion de se mettre en conformité avec l’image qu’elle souhaite refléter à sa cible et ses partenaires. Si vous êtes par exemple dans la promotion de dispositifs d’exploitations des énergies renouvelables, déménager vers des locaux HQE vous permettra de vous donner plus de crédibilité par rapport à votre activité.

Améliorer les conditions de travail

La réussite de votre entreprise dépend beaucoup de l’engagement et de l’attachement de vos salariés à votre activité. Vous ne pourrez cependant pas vous assurer de l’engagement de ces derniers en les laissant évoluer durant plusieurs années dans des locaux ne leur apportant pas de bonnes conditions de travail.

Le déménagement de bureaux vers des locaux bien plus modernes et spacieux vous permettra de vous assurer de leur fidélité. Il s’agit par ailleurs d’un atout pour attirer de nouveaux talents vers votre organisation.

Les étapes à suivre pour réussir le déménagement de son entreprise

L’homme a peur du changement, et cela se transpose dans le monde de l’entreprise. Pourtant, le déménagement d’une entreprise étant souvent fondé sur des raisons bien positives, il faut faire en sorte de dissiper ces peurs en s’y préparant. Voici donc des étapes à suivre pour que tout se déroule le mieux possible.

Bien se préparer en interne

Pour que le déménagement de votre entreprise puisse se faire sans encombre, son organisation s’effectuera entre 1 et 6 mois. Parlez-en notamment aux managers et discutez avec eux du déroulé du projet. Ils devront ensuite en informer le personnel dont les membres de leurs équipes respectives.

En faisant cela, vous pourrez vous assurer de l’engagement de vos employés à vos côtés le jour venu. À noter qu’en fonction de la taille de votre structure, vous risquez une annulation de votre projet si vous n’avertissez pas le Comité d’Entreprise et le Comité d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail.

Établir un cahier des charges

L’établissement du cahier des charges devra se trouver au cœur même de votre projet de déménagement d’entreprise. Vous et vos collaborateurs devrez notamment y inscrire les motifs de votre décision de changer des locaux, les besoins qui devront être remplis par votre prochain lieu de travail, le planning de la réalisation par étapes du déroulé du déménagement.

Il sera également nécessaire d’indiquer le planning relatif à l’aménagement des nouveaux locaux et vos exigences en ce qui concerne le choix des professionnels qui seront chargés des tâches correspondantes.

Faire une liste des meubles et objets non nécessaires

« Le changement » est le premier mot d’ordre d’un déménagement, et il est ainsi fort probable que vous envisagiez un renouvellement du mobilier de votre entreprise. N’oubliez pas ainsi de faire le tri entre les meubles et objets dont vous n’aurez plus besoin dans vos nouveaux locaux et ceux que vous envisagez de conserver.

Il sera ensuite nécessaire de faire appel à un prestataire en déménagement qui vous accompagnera dans la réalisation de votre projet de déménagement tout en vous débarrassant des encombrants.

Déménagement d’entreprise : pourquoi faire appel à des professionnels ?

Vous pourrez être tenté de vous occuper directement de la réalisation de votre projet de déménagement de A à Z. Force est cependant de reconnaître qu’il sera préférable de contacter un professionnel pour plusieurs raisons.

Celui-ci vous permettra, en premier lieu, de profiter d’un service complet. En effet, il mettra à votre disposition une main-d’œuvre qualifiée et expérimentée qui ne se chargera pas seulement de la manutention et du transport de vos affaires à votre nouvelle adresse, mais également du démontage de votre mobilier si cela est nécessaire. Celle-ci s’assurera par ailleurs que vos meubles et autres équipements ne soient pas impactés durant leur manutention et pendant leur transport.

Un déménageur professionnel est le plus à même de vous proposer le véhicule adapté à vos besoins. Certains vont même encore plus loin en proposant un calculateur de volume en ligne leur permettant de personnaliser les offres en matière de véhicule et de main-d’œuvre en fonction des informations communiquées par le client.

Certaines entreprises proposent des contrats avec des services supplémentaires et nécessaires pour les sociétés en situation de déménagement : mise à la disposition de cartons et d’emballages pour la protection de vos affaires pendant leur manutention.

Il y a également le service d’entreposage qui, lui, permet de disposer d’un dépôt pour le stockage de vos affaires jusqu’au moment où vous pourrez avoir accès à vos nouveaux locaux.

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