Les réunions d’entreprises ne servent pas seulement à organiser le budget ou un événement. Parfois, c’est le moment d’annoncer de mauvaises nouvelles comme des restrictions budgétaires ou des renvois. Et dans ce cas, la réunion peut très vite tourner au vinaigre. Nous vous donnons des astuces pour sortir indemnes d’une réunion qui s’annonce orageuse.
Travailler sa présentation et se former
S’il est facile de se forger une personnalité de leader, cette dernière peut être mise à rude épreuve lorsque vos collaborateurs ne sont pas ravis des décisions prises. Lorsque vous allez à la rencontre d’une réunion qui, vous le savez, pourrait se passer de façon conflictuelle, vous devez plus que jamais travailler votre présentation et anticiper les réactions. Des formations et séminaires sont disponibles sur des plateformes comme institut-sciences-perso.fr pour vous permettre de mieux cerner la personnalité de vos collaborateurs afin de trouver la manière idéale de faire passer votre message.
Vous former et étudier les personnalités (à travers les 16 types du MBTI par exemple) ou les groupes sociaux vous offrira des solutions durables en ce qui concerne le management des ressources humaines.
Votre conduite compte
Avant toute chose, vous ne devez pas vous montrer vulnérable et encore moins inquiet. Dans le même temps, il ne s’agit pas d’être un dictateur et de paraître insensible. Vous devez montrer à l’assistance que leurs avis vous intéressent et que vous n’êtes pas leur ennemi.
Surtout, ne préparez pas une communication unilatérale. Insérez un temps de discussion et de commentaire à l’ordre du jour. Chacun doit pouvoir s’exprimer. Et parce que vous devez vous conduire en modérateur, avant la réunion, répétez-vous intérieurement des phrases qui vous calment, des mantras si vous voulez. Car vous ne devez en aucun cas perdre votre sang-froid, crier ou être agressif pendant les discussions.
La présentation du contenu est la clé
En dehors de votre conduite, vous devez essayer de faire passer la nouvelle de manière à canaliser les ardeurs et à garder le contrôle de la séance. Quelle que soit votre bonne volonté, si votre message est mal transmis, vous êtes sûr de stimuler le désastre que vous voulez éviter.
Par exemple, vous pouvez intercaler une mauvaise nouvelle entre des points neutres ou positifs. Cela donne l’impression sur-le-champ que tout n’est pas désastreux. S’il s’agit d’un sujet à polémique, commencez par les points qui sont les moins susceptibles de générer des débats ou des ripostes. Enchaînez ensuite avec les plus houleux et, pour calmer l’atmosphère, finissez par ceux qui mettent tout le monde d’accord.
Le but : ne pas laisser les collaborateurs sortir de la salle sur de mauvaises notes.
Mettre l’assistance en condition
Avant de commencer la réunion, il est conseillé de conditionner votre assistance en fixant les bases de la rencontre. Expliquez clairement et sans ambiguïté le but de la séance. S’agit-il uniquement d’une information à passer, est-ce un sujet à débattre pour arriver à une solution qui arrange tout le monde, qu’est-ce que vous attendez des participants ? Présentez vos intentions et vos attentes.
En dehors de cela, vous devez proposer des règles à suivre tout au long de la séance. Dans quel ordre la parole sera-t-elle prise, à quel moment chacun pourra-t-il donner son avis, quels termes et comportements faut-il éviter pour ne pas offusquer ou intimider l’autre, etc. ? Si nécessaire, vous pouvez prévenir du fait que tout le monde ne peut sortir vainqueur de la discussion et que la recherche de compromis serait l’idéal.
Quelques comportements à observer pendant la réunion
Pour animer ou présider toute réunion, certains comportements sont à observer. Ces derniers étant encore plus importants en situation professionnelle. Il s’agit de la culture de l’écoute, de l’humilité et surtout de la franchise. Il est proscrit de manquer de respect aux autres en leur racontant des mensonges. Soyez franc quoiqu’il vous en coûte.
N’oubliez pas de choisir un lieu qui crée une atmosphère détendue et agréable. Si les esprits sont échauffés avant même que la réunion ne démarre, vous pouvez être sûr qu’elle va mal se terminer.