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Comment configurer un service d'accueil téléphonique?

Posted on mars 29, 2023

L'accueil téléphonique est le premier lien entre une entreprise et ses consommateurs. Lorsque le client se sent bien accueilli, l'entreprise a les meilleures chances de le fidéliser. Pour repartir sur une bonne note auprès des consommateurs, plusieurs éléments doivent être mis en place. Notamment le nombre de sonneries au bout desquelles le client est reçu, la facilité d'utilisation ou encore la pertinence des réponses apportées.

Les fondamentaux pour assister qualitativement à un appel téléphonique

Pour optimiser la relation avec vos consommateurs, votre entreprise doit assurer des appels téléphoniques de qualité. Pour y parvenir, vous devez respecter certaines règles de base, comme répondre avant la 4ème sonnerie ou mener l'entretien. En effet, après la troisième sonnerie, le client est déjà impatient et peut être agacé par l'attente. De plus, en guidant l'entretien, une relation de confiance s'établit plus facilement. Contactez un expert pour bénéficier d'un service d'accueil téléphonique. Aussi, présentez-vous dès que vous décrochez le téléphone et évitez les clichés du genre « ouais, bonjour ». Écoutez attentivement votre interlocuteur et faites preuve d'empathie dans la formulation de vos réponses. Prenez ensuite toujours le temps de donner l'identité de la personne vers laquelle vous dirigez le client en cas de transfert d'appel.

Les points essentiels d'un service d'accueil téléphonique

L'image et la crédibilité d'une entreprise se reflètent dans la qualité de son accueil téléphonique. Optimisez ce service en restant disponible pour les clients pendant les heures annoncées par votre entreprise. Votre conversation doit automatiquement inclure des expressions de politesse, de convivialité et éviter les familiarités telles que "qui est-ce, s'il vous plaît ?" Ne faites une annonce qu'après avoir répondu aux attentes de votre interlocuteur. Vous devez également adapter votre vitesse à celle de la personne à l'autre bout de la ligne. Enfin, restez amical et parlez toujours positivement à votre interlocuteur.

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