De nombreuses entreprises ont un besoin urgent de savoir comment archiver des documents administratifs, augmentant ainsi la productivité et l'efficacité de leurs processus de travail. La recherche de documents est l'une des plus grosses consommatrices de temps au bureau.
En tant qu'experts en organisation de dossiers et en gestion de documents, nous souhaitons vous donner quelques conseils simples pour organiser efficacement vos dossiers administratifs. Pour commencer, nous devons être clairs sur le fait que le terme fichier lui-même signifie stocker des documents utiles de manière ordonnée grâce à une méthode efficace qui permet de les localiser facilement et de les récupérer ultérieurement, si nécessaire.
Comment déposer des documents administratifs
1. Lors du classement des documents, les dossiers doivent être classés par ordre numérique ou alphabétique. De cette manière, un système de fichiers à mettre en œuvre à l'avenir est établi dans le bureau ou l'entreprise.
deux. Chaque dossier doit être étiqueté avec des informations permettant d'identifier son contenu. Par exemple, le nom du client, le numéro de cas ou de dossier. Cela simplifie efficacement la recherche de documents.
3. Des dossiers colorés ou des étiquettes colorées peuvent être utilisés. Cela vous permet d'identifier une catégorie de fichiers en un coup d'œil à tout moment.
4. S'il y a plusieurs classeurs, chaque classeur doit être numéroté, ainsi que chacun de ses tiroirs. Par exemple, vous pourriez avoir quatre fichiers numérotés de 1 à 4, donc vos tiroirs seraient 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, etc.
5. Vous devez maintenir un inventaire complet du contenu de chaque fichier dans un tableur électronique. Cela vous permettra de localiser un fichier à partir de n'importe quel ordinateur et de conserver vos fichiers dans un ordre efficace.
6. Pour les dossiers très volumineux, avec un grand nombre de documents, notre recommandation est de configurer un système de code-barres ou de radiofréquence, qui permet une traçabilité des documents plus rapide et plus sécurisée.
Pourquoi est-il important de suivre une méthode de classement de documents complète et efficace?
Le mode d'archivage des documents administratifs en dit long sur le fonctionnement et le statut de l'organisation elle-même. Et le fait que certains types de documents deviennent introuvables peut entraîner une perte de temps précieux ou une perte financière.
De plus, de l'autre côté de l'équation, se trouve le domaine législatif. D'une part, il est nécessaire de respecter les exigences de sécurité et de contrôle de l'information pour le traitement correct des données. En revanche, la loi oblige à conserver certains documents liés à l'activité commerciale pendant une durée minimale.
Par conséquent, dans le cadre de la compétence en gestion des documents, un ensemble de connaissances est requis pour enregistrer, organiser, stocker et récupérer des informations. Aujourd'hui, cela se traduit par un archivage efficace des documents numériques.
Un dossier organisé vous permet de travailler de manière plus efficace et productive.
De plus, lorsqu'il est jugé nécessaire pour des raisons de sécurité ou d'espace, un processus de conservation et de numérisation des documents peut être mis en œuvre sans encombre. Ce type de pratique aide les entreprises à protéger leurs documents des situations extrêmes telles que les catastrophes naturelles.
Si le plan de classement est respecté, les entreprises bénéficieront d'un bureau plus rangé. La gestion de l'information est facilitée et les temps de recherche d'information sont réduits.
conclusion
Le dossier documentaire dans une entreprise est d'une importance capitale, car comme son nom l'indique, il sert à gérer, classer et ordonner un ensemble de documents qui doivent être conservés dans leur base claire. Bien que cette procédure soit généralement réalisée au format papier, de nombreuses entreprises passent le pas au numérique pour travailler avec la même efficacité.