Tout entrepreneur doit nécessairement apprendre à organiser son travail. S'il est parfois possible de repousser l'échéance d'un projet, l'image renvoyée n'est pas très professionnelle et sérieuse. D'autres services ont des délais fixes, par exemple une exposition ou un festival. N'étant pas prêt, le jour J serait catastrophique, tant pour le projet que pour sa réputation! Rassurez-vous, cela ne vous arrivera pas, car vous apprendrez à vous organiser grâce au rétroplanning!
Le rétroplanning, qu'est-ce que c'est?
Faire un rétroplanning est efficace, il vous permettra de relativiser toutes les étapes nécessaires à la réalisation d'un projet. De son pronostic, à une date fatidique où tout doit être absolument terminé. Pour une entreprise, il peut s'agir d'une construction ou de la préparation d'un événement.
Contrairement à la planification traditionnelle, la planification inversée est entièrement basée sur le délai. Ensuite, toutes les actions nécessaires à la réalisation du projet seront quantifiées et décomposées, en calculant son temps d'exécution. Cette liste de tâches précises permettra une bonne organisation de l'entreprise, de mobiliser des équipes suffisantes. En tenant compte des limites et des obstacles à surmonter, pour que tout soit prêt à la date prévue.
À quoi ressemble le rétroplanning ?
Maintenant que nous savons à quoi cela sert, regardons à quoi ressemble réellement le rétroplanning. Ce tableau listera toutes les tâches à effectuer, qu'elles soient simples et rapides ou fastidieuses et chronophages. Ces derniers sont organisés selon leur temps d'exécution du plus proche au plus éloigné, en gardant toujours à l'esprit la date prévue avec le client.
Pour chacune de ces tâches, symbolisées par une case sur votre feuille de calcul, un ou plusieurs intervenants sont nommés. Sur la même ligne, une case adjacente indique le statut de l'action, par exemple "To Do", "In Process" ou "Done" selon un code couleur défini. Comme le diagramme de Gannt, il est également possible de mettre clairement en évidence la période assignée pour l'achèvement de chaque tâche sur le calendrier.
Pour le chef d'entreprise, ce planning de gestion de projet est un véritable gain de temps. Vous avez sous les yeux une représentation précise de la situation et de l'avancement des travaux. Cela lui permet d'intervenir au plus vite en cas de problème, voire de redéployer ses équipes, pour respecter le délai. Les obligations d'un professionnel pour les délais de livraison sont encadrées et peuvent coûter très cher, mieux vaut prendre immédiatement les bonnes réflexions en termes d'organisation commerciale.