Les frais professionnels sont des dépenses que les collaborateurs engagent, pour les besoins de l’entreprise. En tant que chef d’entreprise, vous devez prêter attention à leur gestion, étant donné qu’elle peut revêtir un caractère chronophage, quand la paperasse des justificatifs commence à s’empiler sur votre bureau. Pour une bonne gestion des notes de frais au sein de votre entreprise, vous avez le choix entre plusieurs méthodes. Cependant, avec une gestion automatisée, nous pensons que vous gagnerez plus de temps, mais aurez surtout une meilleure maîtrise de ces dépenses.
Entreprises : les modes de remboursement des frais
Lorsque vos collaborateurs et employés engagent des dépenses pour le compte de l’entreprise, pour peu qu’ils arrivent à les justifier, la loi vous impose de les rembourser intégralement. Elle a à cet effet mis en place deux options.
Il s’agit d’une part du remboursement à partir des frais réels, et du remboursement au forfait. Pour l’une ou l’autre de ces options, la gestion de frais doit être faite de façon minutieuse, et dans le respect des exigences réglementaires. Cela suppose l’application stricte des exigences relatives à chaque forme de remboursement.
Avec le système de remboursement aux frais réels, vous êtes tenu de rembourser tous les frais engagés par vos collaborateurs, sur la base des factures qu’ils sont également tenus de vous présenter en guise de justificatif.
Quant au système de remboursement forfaitaire, comme son nom le laisse imaginer, il s’agit d’un règlement au forfait. Plus concrètement, les collaborateurs sont remboursés sur la base d’un forfait, dont le barème a été pensé et instauré par l’URSSAF.
Cette option est la plus souple des deux. Elle réduit les contraintes administratives et allège la tâche au service comptabilité. Il n’en demeure pas moins que dans l’un ou l’autre des cas, la gestion des frais d’entreprises est contraignante. Or avec une gestion simplifiée et automatisée, vous bénéficierez de divers avantages.
Notes de frais : la simplification et l’automatisation des processus
Pour simplifier le remboursement des frais d’entreprise, nous vous conseillons de définir en amont les modalités de remboursement, lesquelles seront connues de tous les collaborateurs et du service comptabilité.
Il en sera de même pour les avances accordées de façon imprévue, car ce type de dépenses perturbe le bon fonctionnement du système. Idéalement, il serait judicieux de mettre en place une procédure de remboursement, avec une fiche de notes de frais unique, en plus de tout le circuit à parcourir pour validation.
De même, en mettant en place un historique des notes de frais, et un système de traçabilité de ces dépenses par collaborateur, vous gagnerez du temps. Ainsi, les procédures sont claires et connues de tous. Vous éviterez les frustrations liées au non-paiement ou au retard de paiement des dépenses d’entreprises.
Par ailleurs, en optant pour l’automatisation et la dématérialisation de la gestion des frais d’entreprise, vous gagnez encore plus de temps. En effet, ces solutions ont l’avantage de réduire considérablement les délais de traitement des paiements, en plus d’être sûres et fiables.
Elles sont en outre gage de transparence dans la gestion des notes de frais. Les ressources humaines et le service comptabilité pourront alors mieux se consacrer à d’autres pôles de performance de l’entreprise.
De votre côté, en tant que chef, vous avez un aperçu en temps réel du coût des frais d’entreprise, et pouvez mettre en place des restrictions en cas de dérapage.