Si la dématérialisation des documents est la nouvelle tendance dans les bureaux, l'utilisation d'outils physiques comme les tampons encreurs est toujours d'actualité. Indispensable au bon déroulement du travail en entreprise, le tampon encreur a plusieurs usages. Mais concrètement, quelle est sa vraie valeur? Que dit la loi sur l'utilisation des tampons? On vous dit tout dans notre article complet.
Qu'est-ce qu'un tampon encreur?
Cet outil de travail est le compagnon idéal pour gagner du temps et faciliter l'organisation du bureau. Il permet, entre autres, d'ajouter des informations en bas de page, de dater des documents et de les organiser selon les besoins.
Tout professionnel est capable de créer son propre tampon encreur personnalisé, il suffit de se rendre sur le site Otypo pour se le procurer.
La différence dans la forme, la taille du contenu et la couleur du tampon encreur dépend de l'utilisation que vous souhaitez en faire. En ce sens, les sceaux rectangulaires sont beaucoup plus utilisés pour signer les documents tandis que les sceaux ronds sont utilisés pour les authentifier.
De nos jours, il existe également des timbres numériques. Leur objectif est le même que leurs homologues physiques, sauf qu'ils impriment directement avec le document.
Pourquoi utiliser un tampon encreur?
Si on retrouve cet outil de travail dans tous les bureaux, c'est parce qu'il est très utile pour organiser les documents.
Selon la profession de son utilisateur, le tampon encreur peut être utilisé pour signer un document, approuver une demande, rejeter une demande, dater ou encore cacheter une lettre. Les utilisations des tampons encreurs sont très nombreuses, c'est pourquoi on en trouve plus d'un sur le bureau d'un professionnel.
Timbre en caoutchouc libéral
Les travailleurs libéraux utilisent des tampons encreurs pour signer leurs documents de marque. Qu'il s'agisse d'une entreprise individuelle ou d'un cabinet médical, l'utilisation d'un tampon encreur a pour but de signer le document et d'apporter toutes les informations nécessaires sur le travailleur à la personne qui le reçoit.
Par conséquent, le tampon encreur libéral contient les mentions légales suivantes :
– Le nom de l'entreprise ; – Les nom et prénom du travailleur indépendant ; – La spécialité ou le domaine du libéral ; – L'adresse du bureau ; – Le numéro de TVA pour les entreprises automobiles ; – Informations sur les moyens de contacter le professionnel (téléphone, e-mail, etc.).
Timbre en caoutchouc commercial
Comme pour les indépendants, les salariés et le chef d'entreprise utilisent le tampon encreur pour authentifier leurs documents.
Ces derniers se distinguent des premiers, car ils mettent en avant l'identité de l'entreprise dans laquelle ils travaillent.
Le contenu d'un tampon encreur d'entreprise est le suivant :
– Nom de l'entreprise ; – Forme juridique de la société ; – Le siège social ; – Numéro de TVA de l'entreprise ; – Les coordonnées de l'entreprise (téléphone, email, etc.) ; – Au fait, le nom du support du tampon encreur.
La valeur légale d'un tampon encreur
Si la législation n'est pas très transversale à la création et à l'utilisation des tampons encreurs, c'est qu'ils n'ont aucune valeur légale. En effet, le tampon encreur ne vaut rien aux yeux de la loi tant qu'il n'est pas accompagné de la signature de son propriétaire.
Dans ce dernier cas, la loi condamne tout usage malveillant d'un tampon encreur sur des documents falsifiés.
La forme, la couleur et le contenu du tampon encreur ne sont pas limités par la loi. Cependant, il doit comporter certaines mentions légales pour lui donner un caractère professionnel. Ces références sont celles mentionnées ci-dessus.
Quel type de tampon encreur choisir?
Selon l'utilisation que vous comptez en faire, vous avez le choix entre plusieurs types de tampons encreurs. Pour vous simplifier la tâche, voici les différentes utilisations de cet outil en fonction de sa forme.
Le tampon encreur rectangulaire
C'est le tampon encreur d'entreprise ultime. Il est formé d'un cadre rectangulaire dans lequel on retrouve toutes les informations relatives à l'entreprise qu'il identifie. Certains modèles peuvent contenir le logo de l'entreprise pour marquer votre identité visuelle sur tous les documents.
Le sceau rond
Très utilisé dans les administrations, il sert à authentifier les documents officiels. On le trouve dans les papiers APC, le courrier ou les tribunaux.
Le sceau ovale
C'est une version plus originale du sceau rond. Il est utilisé par les travailleurs libéraux, les administrations et les entreprises. Grâce aux options de personnalisation qu'il propose, le tampon ovale s'adapte à tous les usages.
le tampon gratuit
Sans cadre, ce tampon est minimaliste. Il ne contient que des informations pertinentes sur la personne qui en est propriétaire. On le trouve généralement dans les cabinets de médecins libéraux et d'avocats.