La plupart des entreprises sont aujourd'hui équipées de logiciels d'amélioration de la productivité pour leur permettre de rester compétitives sur le marché et de gagner en efficacité. Le logiciel de gestion des bons de commande permet de gérer automatiquement les achats d'une entreprise. Par conséquent, il offre plusieurs avantages à une entreprise.
Gain de temps considérable
Un logiciel de gestion des achats permet de traiter facilement les commandes à partir d'une plateforme unique. Tout se passe en quelques clics, d'où la rapidité de traitement des commandes et d'expédition. L'acheteur saisit la liste des produits qu'il souhaite acheter au fournisseur. Ensuite, vous soumettez votre demande de validation. Le responsable des achats n'a plus qu'à contrôler la demande. Ensuite, il peut être envoyé au fournisseur sous forme dématérialisée. Une fois les produits livrés, ils sont ajoutés au stock, ce qui permet de suivre les commandes du début à la fin. Le fournisseur soumet ensuite votre facture pour paiement.
limite d'erreur
Limiter les erreurs dans le traitement des commandes permet un retour d'expérience satisfaisant. Le logiciel de gestion des bons de commande permet de suivre une demande d'achat à chaque étape de son évolution. Il s'occupe de la planification, de la validation et du suivi des opérations réalisées. L'écran de gestion des commandes permet de visualiser sur un seul écran toutes les commandes en attente d'expédition et de livraison.
Le logiciel fournit une aide précieuse à la saisie des données. Il calculera automatiquement les quantités et fournira des alertes en cas d'incohérence des données. Tout cela tend à fiabiliser le processus d'approvisionnement de l'entreprise.
Centraliser la base de fournisseurs
Le principal avantage d'un logiciel de gestion réside dans sa capacité à centraliser un dossier. Ce logiciel rassemble toutes les informations de vos fournisseurs sur une seule plateforme :
– Raison sociale, – Adresse, – Personne de contact, – Modalités de paiement, – Informations de facturation.
La base de données fournisseurs est utilisée pour alimenter les bons de commande. Après avoir reçu un devis ou une proposition commerciale d'un fournisseur, l'acheteur saisira son bon de commande. S'il s'agit d'un nouveau fournisseur, il sera enregistré dans la base de données afin que ses données soient ultérieurement incluses dans chaque commande qui lui est adressée.
Un outil au service de la comptabilité
La direction des achats est un poste critique pour l'activité de l'entreprise. Les commandes doivent être passées à temps pour permettre à la production de respecter les délais. Le fait de dématérialiser ce processus permet une meilleure gestion de l'activité. Chaque service est au courant des commandes en cours et peut évaluer la façon dont il alimente le stock de matières premières. Un bon niveau d'approvisionnement avant production permet aux clients de ne pas être confrontés à des ruptures de stock de produits finis.
Au-delà de la production, l'utilisation d'une telle solution aidera la comptabilité à suivre les budgets de dépenses de chaque département. Il est également très utile pour gérer l'évolution de la trésorerie et des besoins de financement de l'entreprise.
Avec un logiciel de gestion de commandes en ligne, vous disposez de toutes les fonctionnalités pour améliorer votre supply chain et fluidifier la transmission des informations au sein de l'entreprise.
Concentrez-vous sur les achats pour payer
Buy to pay est un terme anglo-saxon qui définit le processus de gestion des achats de la commande au paiement du fournisseur. Ainsi, le logiciel Purchase to Pay vous permet de gérer à la fois les commandes, les livraisons et les demandes de paiement. Ce type de solution n'est pas encore répandu en France, mais tend à évoluer ces dernières années avec la digitalisation des processus.